以皇家藏书为主的官府藏书体系滥觞于商周，成型于汉代，发展于隋唐及宋代，鼎盛于明清。
以往讲藏书的起源多从老子任周守藏室之史讲起，其实，发掘于河南安阳小屯的成批甲骨和陕西岐山县凤雏村的周原甲骨可视为后世国家图书档案馆的雏形，这里多次发现成千上万片甲骨分门别类地堆积在一起，说明是有意收藏。而且在甲骨旁曾发现蜷曲侧置的人骨架，据考古学者考证，此人很可能就是当时官藏的管理人员。
在中华远古时代，距今约30000—10000年前，就有了文籍和收藏活动。据《尚书·序》载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之治，由是文籍生焉。”自文籍、图画产生，便出现收藏，是为中国藏书史之发端。
西周至战国是官府藏书的形成和发展时期。藏书处所先后有天府、盟府、策府、周府、公府、府库、室、秘室等称呼。掌管藏书的史官也细分为大史、小史、内史、外史、左史、右史等不同职务，反映了周朝官府藏书管理机构的规模和分工细化。而且许多诸侯国也都设立了藏书之府，各置史官书事记言，其目的是为了在诸侯列国中提高自己的政治地位以争夺霸权。在古代藏书事业上打破了以往只有中央朝廷一统天下的单一官府藏书形式，而且在地方上也有了闾府、册府等官藏。地方官藏的出现，对于促进春秋战国之际学术下移，私人著述繁荣，百家争鸣及私家藏书的出现都有着直接关系。
秦代藏书，可追溯到统一六国以前的春秋初年，秦文公十三年（公元前753年）就“有史以记事，民多化者”（《史记·秦本记》）。这是在诸侯国中设史最早的记载。
缪公时，大力倡导“以《诗》、《书》、《礼》、《乐》法度为政”（同上）。可是孝公时，秦国就出现了对先古典籍是尊崇还是抵制的争论。旧奴隶主贵族提出“法古无过，循礼无邪”（《商君书·更法》）的复古主张。而以商鞅为代表的新兴地主阶级则提出“帝王不相复，何礼之循”（同上）的进化论观点。后者得到孝公的赞同和支持，于是，“商君教孝公以连什伍，设告坐之过，焚《诗》、《书》而明法令……孝公行之”（《韩非子·和氏》）。有人称之为我国最早的书厄，这也证明秦始皇焚书是有其家传渊源的，还算不上创举。
昭襄王时，秦国又开始搜藏典籍，包括《诗》、《书》等，但他与三晋等国不同的并不是“慕仁义而弱乱”，而是“不慕而治强”，藏书的目的不是崇儒，而是为了树立自己的尊严更强盛。)
秦王政掌权后先将天下诸侯六国之书搜集到咸阳，宰相吕不韦使门客，利用藏书，编出《吕氏春秋》，也曾轰动一时，但在秦统一中国后的第九年，即秦始皇三十四年（公元前213年）又发生了一场师古还是师今的大争论，其结果就是一场更大规模的“焚书”、“禁书”事件。当时是为了打击复古思潮，但客观上却使秦国长期积累的、统一六国搜集而来的图书遭受到难以弥补的损失，焚书也未达到维护其统治的目的，秦朝仅存十五年，即说明文化专制不可能长久。
据《史记》等古书记载，秦王朝藏书的处所共有四处，即明堂、石室、金匮、周室。为以后各代创立各种类型的国家藏书处所以直接启示，但从中国藏书事业发展史的角度上分析，留给后世更多的是值得反思和记取的教训：一是平定六国，收集了大批图书后，没有给予应有的重视，更没有组织学者、博士整理这些藏书，这是该做的事，却没有做；二是“焚书坑儒禁学”，这些本来是不该做的事，然而却雷励风行地去做了。这两件大错对中国文化和藏书事业的发展，造成极为不利的影响，直到汉代才在一定程度上得到扭转。
西汉在藏书方面做了许多具有开创性的工作，并为其后历朝继承和仿效，最终演化为藏书制度。
一是建立国家藏书处，收藏管理图书。公元前206年，刘邦率军攻入咸阳，“诸将争走金帛财物之府分之，”唯有萧何“独先入收秦丞相、御史、律令图书藏之”可见萧何具有远见卓识，他为刘邦平定天下立了大功。担任相国后，他主持修建了未央宫，在皇宫北面盖了两座藏书楼，名为石渠阁，天禄阁。后来“石渠”、“天禄”成了皇家藏书的别称，如清乾隆时着录内府所藏书画，为《石渠宝笈》，干清宫东昭仁殿专藏宫中珍本、善本，赐名“天禄琳琅”，所编书目称《天禄琳琅书目》。“金匮石室”之制也源于西汉。
二是在全国范围内访书、征书，力图使国家藏书齐全完备。汉惠帝时就废除了私人不得藏书的禁书令，开始“大收篇籍”，武帝元朔五年（公元前124年）命丞相公孙弘广开献书之路，经过近百年的积累“书积如丘山”。汉成帝河平三年（公元前26年）又命礼宾官陈农为使到各地征集图书，此时藏书“外则有太常、太史、博士之藏，内则有延阁、广内、秘室之府。”官藏不仅限于皇宫大内，规模十分可观，据汉成帝时刘向父子校定的数字，有132269卷（篇），加上不同写本和残本多达33090卷。
三是选派专人对藏书进行整理校勘，编制国家藏书目录。在汉武帝下达征书令后，不少藏在山洞、墙壁和地窑中的竹木简书被发掘出来，但因埋藏日久，简编断朽，错乱脱落。在流传过程中，散佚、窜乱、伪造者自不可免，对它们进行一次全面校理已势在必行，汉初张良、韩信就整理兵法等军事书籍。成帝河平三年（公元昆前26年）光禄大夫刘向被委任为皇室藏书的主要负责人，他率领步兵校尉任宏、太史令尹咸、侍医李柱国等，分别负责整理经传、诸子、诗赋、兵书、数术和方技等古籍，校仇讹文脱简、条别篇章，写成定本，定着目次。刘向及其子刘歆经过多年工作，完成了中国第一部图书分类目录──《别录》和《七略》。（前者是整理藏书所写的提要，后者是前者的节本）。
此后，历代皇家藏书在更替、继承中续有发展，形成各自特色。如隋代皇家秘阁按图书内容分库管理，炀帝令在东都洛阳观文殿东西厢建造书屋，“东屋藏甲乙，西屋藏丙丁”，在观文殿后设立二台典藏魏晋以来的古迹名画，“东曰妙楷台，藏古迹；西曰宝迹台，藏古画”。此外还在东都内道设立了佛道典籍专藏。西京长安嘉则殿藏书三十七万卷，这个数字及上述设立专藏的做法都是空前的。
唐代藏书之盛，莫盛于开元。开元十二年，玄宗在东都设置了丽正书院，次年改为集贤殿书院，不仅设置了较完善的职官机构，在藏书的数量和质量上也十分可观，可惜安史之乱使唐代官藏由极盛而剧衰。唐代宗等以千钱购一卷书，也无法再现盛唐官藏的景象。
宋代官藏以崇文院规模最大，此外还有太清楼及龙图阁、天章阁、宝文阁、显谟阁、徽猷阁、敷文阁等六阁。馆阁职位是优秀的贤俊方可充任。洪迈曾说：“国朝馆阁之选皆天下英俊，然必试而后命，一经此职，遂成名流”（《容斋随笔》）。六阁之大学士也是一种荣誉极高的头衔。宋代馆阁藏书，允许政府高级官僚、殿试科举考生等借阅流通，为公私著述提供参考，在印刷术业已发达的情况下，也为政府刻书提供了校印底本。
明代开国之初，官府藏书增加迅猛，在编修《永乐大典》时也发挥不小的作用。至明宣宗时，“秘阁贮书约二万余部，近百万卷，刻本十三，抄本十七”（《明史·艺文志》），数量已达古代官藏之顶峰。但中后期缺乏严格的管理制度，甚至典司者监守自盗，至使精善本散失严重。
清初康熙年间，开始注重“文治”，为编纂多种大部头典籍，屡次搜访民间遗书。乾隆朝编《四库全书》、建七阁，南北分设，使官府藏书在建筑、组织、管理等方面更加规范和完善。清末京师图书馆及江南图书馆等的建立标志着官府藏书系统从中央到地方的全面转型，古代藏书楼的终结与更生亦同时完成。
纵观历代官府藏书，不难发现其有如下特点：
一是历史悠久。官藏是我国古代发育最早的古代藏书体系，不仅商周的中央政府设有藏书室，各诸侯国也藏典设史，若秦、楚、鲁、宋、晋等国皆然。成语“数典忘祖”说的就是晋太史籍谈答不上其姓氏的来源，周景王姬贵告诉他，因为他九世祖“司晋之典籍，以为大政，故曰籍氏”。景王又问“‘女（汝）司典之后也，何故忘之？’籍谈不能对，宾出。王曰：‘籍父其王征乎，数典而忘其祖”（《左传·昭公十五年》）。可见春秋时各诸侯国很早就建立起管理图书典籍的专门机构，并有专人负责，可称之为地方政府藏书。
二是皇帝高度重视，亲自过问，直接参与其事。从中国历史上第一次大规模的皇家征书，即汉武帝刘彻“开献书之路”始，至清乾隆为修《四库全书》而在全国大规模征书，大约有57位皇帝直接过问并参与了征书、藏书事宜，从人员选派、下诏征书、经费来源、优惠政策、机构设置，到整理编目、圈定流通范围，常常是由皇帝亲自颁发敕令，作为一种国家政府行为而实施的。
三是历代官府藏书因有政府权力与国库资财的强力支持而藏书丰厚、设施完善。隋开皇三年（533）牛弘在《请开献书之路表》中奏请朝廷“猥发明诏，兼开购赏”，收集典籍“必须勅之以天威，引之以微利”。并且规定，凡献出异本书一卷者，就赏赐一匹绢作为报酬，待朝廷校定缮写之后，仍将旧本归还原主，这种权力加赏赐的征书办法，不但当时取得明显效果，对后世也产生了积极的影响。此后，朝廷征书大都采用在普遍诏谕，施加压力的同时，优赐、赏官予以酬谢的双管齐下原则，并基本形成定制。
四是官府藏书既网罗人才，又培养造就人才，推出一批学术成果。由于官府藏书地位显要，常作为中央决策的依据，教学和科举考试的教科书，抄写和印刷的底本，所以政府往往要集中一批当时学术界的权威和专门人才，以及一定数量的博士儒徒，加强对国家藏书的校勘、整理和编目工作。这些人不负众望，苦心孤诣，筚路蓝缕，在整理藏书的同时也利用藏书编出了一批在学术史上具有开创性成果和国家书目。到了宋明两代，利用国家藏书培养人才的思路愈发明确。宋仁宗曾说“设三馆以育才”，“馆职所以待英俊”。宋英宗也说过“馆职所以育俊才”（《麟台故事选任》）。明代大本堂是培养太子和诸王的重要课堂，文渊阁也是礼部和翰林院选拔官员的“储才重地”，利用藏书进修结业后，升任皇朝重要职务或外放高位担当地方官。此时的国家藏书馆阁已成为培养和储备统治阶级高级人才的基地。
五是藏书纸墨精良，装帧豪华，建筑富丽堂皇，体现皇家气派。历代官藏要在全国范围内招集工书之士抄补秘书。写书用的各种材料也都由全国最著名产地提供。隋唐两代用不同颜色的琉璃、玛瑙、象牙制作书轴、书签，以区分书的上、中、下三品及经、史、子、集四库。至于藏书楼的建筑，更是地方私家藏书楼不可比及，据《文献通考·经籍考》载，隋代观文殿不仅陈设珍丽，还设计有自启机器人，极为地精巧。
官府藏书普遍存在两大缺陷，一是深藏秘阁，基本不对社会开放，读者面十分有限，也可以说具有独占性，在封建社会仅为帝王及少数权贵所享用。汉代对藏书就控制很严，除太常、太史、博士官外，其它人员未经皇帝许可，不得私借、抄录，违反就要受到惩罚。西汉宣帝地节四年（公元前66年）太常苏昌把国家藏书私借给大司马霍山抄录、苏昌因此被罢官。汉成帝的叔父东平王刘宇上疏求书，遭到拒绝。其理由是诸子等书反对经术，非难圣人；谋臣奇策以及天官灾异、地形要塞也不宜诸候王熟悉掌握。为防诸候王谋反，汉朝皇帝才严格控制其藏书的流通，至于中下层官史以及布衣知识分子更不可能利用官家藏书了，因而极大地削弱了藏书功能的发挥。并且，由于其所处的中心地位，因而对历代各类藏书楼长期、总体的封闭性、保守性起着不容忽视的示范作用，进而对中国典籍与文化的传播产生了负面影响。
二是由于集中庋藏、地处政治中心的特点，使其极易遭受毁灭性灾难。历史上几乎每一次的改朝换代、内乱外侮都使官府藏书严重受损，历代一些著名的“书厄”也大都是中央政府藏书的惨剧。官府藏书呈时断时续，旋聚旋散的状态，缺乏稳定性和连续性。历朝开国之初，重视文治，国家便大量征集图书，藏书数量呈稳步上升趋势。中后期疏于管理，有些官吏甚至监守自盗。一遇战乱、特别是改朝换代之际，官府藏书往往惨遭灭顶之灾。这种现象在中国历史上屡屡发生，聚聚散散，几乎成为一种规律。
